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Realizar um feedback da experiência, um investimento necessário para retirar um benefício da crise

Oscar Wilde disse que “Experiência é o nome que todos dão aos seus erros”! A questão hoje é se nós estamos dispostos a repeti-los ou se, pelo contrário, nos colocamos em condições de eliminá-los. Nas chamadas organizações de aprendizagem, o feedback é uma prática comum que permite simultaneamente: – Identificar as causas do sucesso ou […]

Oscar Wilde disse que “Experiência é o nome que todos dão aos seus erros”! A questão hoje é se nós estamos dispostos a repeti-los ou se, pelo contrário, nos colocamos em condições de eliminá-los.

Nas chamadas organizações de aprendizagem, o feedback é uma prática comum que permite simultaneamente:

– Identificar as causas do sucesso ou fracasso das ações realizadas
– Manter a memória dos eventos para não repetir os erros cometidos
– Criar novas soluções para lidar melhor com os problemas encontrados
– Acelerar as transformações desejadas pela empresa de maneira contínua, sustentável e consistente
– Aumentar o conhecimento sobre muitos temas
– Evitar que novos problemas apareçam

Essa abordagem, muitas vezes desejada pelas empresas e às vezes até incluída em suas práticas de gestão, permanece principalmente como uma carta morta, relegada ao nível de boas intenções, com o argumento de que:

O feedback e a avaliação levam tempo e essa mobilização é realizada em detrimento de outros projetos cada vez mais “importantes”, O gerente pode contar com sua capacidade e a de suas equipes para corrigir o que precisa ser feito, mais tarde ou ao longo do tempo, o que obviamente acontece raramente, nunca se vê! As dificuldades encontradas no fundo não são tão graves, a prova? Nós os vencemos e ainda estamos vivos!

Então, voltaremos ao trabalho em alguns dias, pulando essas poucas semanas de crise pelas quais passamos com pressa para encontrar o “mundo de ontem” ainda querido por alguns, ou dedicaremos um tempo para pensar em como:

– Avaliar o que aconteceu conosco coletivamente e entender que essa imensa “depressão” que estamos enfrentando não é o resultado do acaso, nem um simples acidente, mas a cristalização de muitas disfunções presentes em nossas sociedades que estavam esperando um detonador para emergir desde muitos anos;
– Enfrentar com êxito os desafios dos próximos meses, sejam eles quais forem, questões sociais que se misturam com as do mundo do trabalho e vice-versa;
Começar a preparar um futuro mais justo e motivador para o maior número de pessoas possível.

O REX não pode ser improvisado e, se você quer realmente se beneficiar desse tipo de exercício, não poderá acontecer sem um método. Em uma abordagem macro, queremos compartilhar com você os obstáculos comumente encontrados, os principais elementos que permitem a realização de um REX (retorno de experiência), bem como algumas sugestões de práticas.

TIPOLOGIA DOS OBSTÁCULOS COMUMENTE ENCONTRADOS E ALGUMAS ILUSTRAÇÕES…

AS INFORMAÇÕES – (Levantamento dos dados / Diferença entre experiência pessoal (subjetividade) e organizacional (fatos)

DEFINIÇÃO DO REX – (Identificação dos temas a investigar – positivos (boas práticas) ou negativos (erros a corrigir) – / Lista dos atores chave

O MÉTODO – (Metodologias / Conhecimentos e / ou complexidade das Ferramentas / Operacionalização das soluções / Critérios de escolha

O CUSTO / INVESTIMENTO – (Tempo / Dinheiro / Emocional)

OS COMPORTAMENTOS – (Ceticismo / Resistência á mudança / Caça aos responsáveis dos erros / Tentação de pular do problema a solução

O MOMENTO – (Agir imediatamente sem recuo ou postergar o exercício correndo o risco de perder a memória dos fatos e das emoções

PRINCÍPIOS DE AÇÃO PARA UMA IMPLEMENTAÇÃO MAIS RELEVANTE E MAIS RÁPIDA DO REX

Organizar a coleta de informações metodicamente e preparar o lançamento do REX

* Estabelecer um comitê “REX” responsável por conduzir o processo
* Criar um layout e um manual de uso para os envolvidos que permita um feedback rápido e estruturado das informações a partir do método 5W2H (Who /Quem? What/O quê? Where/Onde? When/Quando? How/Como? Why/Por quê? How Much/Quanto)
* Organizar as práticas classificando-as em 4 dimensões principais (Estratégica, Organizacional, Técnica, Humana), em 2 tipologias (Gestão ou Management) e de acordo com o perfil da experiência vivida como positiva, negativa ou com opiniões compartilhadas
* Priorizar os tópicos a serem tratados de acordo com os critérios de importância definidos pela Direção Geral e formalizá-los após conhecer seu conteúdo (de 5 a 6 no máximo)
* Constituir pequenos grupos de trabalho (máximo de 6 pessoas) e multidisciplinares
* Definir e alocar recursos específicos para os grupos de trabalho para conduzir com êxito o feedback (número de horas a serem dedicadas, bolsas de estudo para aprofundar determinados assuntos, animação dos grupos de trabalho por um facilitador que domine a metodologia para a realização do feedback, etc.)

Analisar, entender, avaliar

* Separar fatos e percepções e contextualizá-los
* Avaliar os problemas subjacentes a cada prática (o que perder ou ganhar) e seu possível
* impacto nas 4 dimensões mencionadas acima
*Identificar se a prática é nova, antiga, mas amplificada e / ou aplicada diferentemente
* Saber mais sobre como a experiência foi vivida de forma negativa ou positiva
* Avaliar os fatos pelo número de vezes que eles aconteceram, quem esteve envolvido, onde e quando

Desenvolver possíveis soluções levando em consideração o presente e o futuro

* Instruir, projetar e formalizar as práticas a serem implementadas de acordo com as recomendações dos vários grupos de trabalho
* Identificar as ações preventivas a serem realizadas, procurando situações semelhantes às encontradas durante a crise
* Definir os KPIs que permitirão que você diga se as novas práticas são ou não um “plus” para a empresa

Decidir e comunicar

* Ajustar, se necessário, as propostas de ação dos grupos de trabalho e validá-las
* Definir as condições para seu estabelecimento na empresa de acordo com o método QQOCQP
* Definir as principais mensagens de comunicação e seus canais de divulgação

Implementar / Avaliar / Ajustar

* Escolher os responsáveis ​​pela implementação de novas práticas de gestão e / ou gerenciamento
* Estabelecer um cronograma de implementação
* Avaliar os resultados e identificar as medidas corretivas a serem tomadas para alcançar os objetivos estabelecidos

MEMORANDO SIMPLES DE USO PARA CADA TEMÁTICA TRATADA E ALGUNS ALAVANCAS DE AÇÃO

ALAVANCAS DE AÇÃO

– ABORDAGEM SISTÊMICA

– FERRAMENTAS E METODOLOGIAS ÁGEIS

– DIGITALIZAÇÃO DOS SERVIÇOS

– MANAGEMENT COLABORATIVO

– SWOT

– PESQUISA (K ENERGIE, CLIMA ORGANIZACIONAL, AGILIDADE ETC.)

– PARCEIROS DA EMPRESA

– CONCORRENTES

O REX NÃO É UM CUSTO, É UMA OPORTUNIDADE DE MUDANÇA MAS … NÃO SEM RISCO! (1)

O REX é, sem dúvida, uma verdadeira oportunidade para a empresa e seus funcionários considerando os numerosos benefícios que podem derivar dela, dos quais estão alguns exemplos:

* A aceleração das transformações desejadas pela empresa em muitas áreas anteriormente à pandemia: organização, técnica, gestão, cultura etc.
* O reforço da observação, da avaliação dos resultados em suas dimensões quantitativas e qualitativas e do pensamento crítico nos colaboradores que os preparam para uma tomada de decisão mais rápida e relevante
* A experimentação de novas soluções que incentivam os funcionários a correrem maiores riscos e a mobilizar totalmente suas capacidades, incluindo a criatividade
* O aprendizado da navegação visual e da humildade, dado o número de incertezas que pesam no curto e médio prazo nas atividades da empresa.

Mas essa abordagem também apresenta riscos se for realizada com uma marcha forçada, com vistas à busca de resultados a curto prazo, em que as pessoas envolvidas sejam tentadas e / ou incentivadas a pular do problema para a solução sem medir o impacto a médio e longo prazos.

Certas práticas, ontem excepcionais ou pouco difundidas, estão hoje previstas para se tornar o padrão operacional da empresa. É o caso o trabalho de home office, que muitas empresas planejam generalizar, como evidenciado, por exemplo, pelo recente acordo assinado entre a Gerência Geral do Grupo PSA (Peugeo / Citroen) e os sindicatos que obrigarão em breve cerca de 80.000 funcionários a trabalhar em casa a maioria do tempo, e estar presencialmente apenas um dia a um dia e meio por semana no local de trabalho habitual.

O REX NÃO É UM CUSTO, É UMA OPORTUNIDADE DE MUDANÇA MAS … NÃO SEM RISCO! (2)

Essa decisão, que responde aos desejos de muitos funcionários envolvidos com essa nova organização do trabalho e que também satisfaz a empresa, que a considera uma boa maneira de reduzir rápida e drasticamente seus custos, parece à primeira vista atraente. No entanto, e para que essa prática seja instalada de forma durável e harmoniosa na sociedade, ela deverá levar em consideração certas advertências, como as seguintes, e que parecem estar ausentes das reflexões conduzidas sobre esse assunto no momento:

* A empresa corre o risco de uma bipolarização de seu corpo social entre os que trabalham em casa e os que são forçados a ir ao local de trabalho, aumentando a distância entre trabalhadores das áreas de gestão / administração e operacional, com uma possível depreciação deste último em termos de consideração como é frequentemente o caso entre trabalhadores manuais e intelectuais

* O relacionamento contratual entre os funcionários e a empresa pode evoluir ao longo do tempo em direção ao relacionamento cliente / fornecedor, com a obtenção de resultados gradualmente prevalecendo sobre a dimensão relacional, eliminando-a mesmo, colocando em risco a coesão social da empresa.

* Às vezes, o trabalho de home office provoca, de acordo com alguns estudos, uma ampliação do isolamento social que vai além do isolamento profissional e é encontrada na origem de certas doenças psíquicas.

Se o exemplo acima pode dar a sensação de que embarcar em um REX é uma operação perigosa, deixaremos de demonstrar que, pelo contrário, é mais do que nunca útil e necessário que nossas sociedades progridam harmoniosamente levando em consideração os interesses e aspirações do maior número de pessoas e evitar que nosso futuro seja o “mundo de ontem pior!” “Como disse recentemente o ministro das Relações Exteriores da França, Jean-Yves Le Drian, respondendo a uma pergunta de um jornalista …

Então, vamos dedicar um tempo para diagnosticar e aproveitar esse período excepcional para fortalecer nossa capacidade de discernimento e abordar os desafios que enfrentamos através do pensamento global, tão querido por Edgar Morin, para que possamos aproveitar ao máximo essa experiência dolorosa que estamos passando hoje, mas também cheio de promessas para a construção de um mundo melhor.